Datagestuurd werken
De juiste informatie op het juiste moment
Als projectgestuurde organisatie met een variatie van langlopende projecten wil je tijdig bij kunnen sturen. Hier heb je informatie voor nodig. Want hoe frustrerend is het om pas na afloop tot inzicht te komen dat er geen financieel bevredigend resultaat is.
Achteraf kun je de uitkomst vaak goed analyseren. Er zijn teveel uren gemaakt of de aanlevering was niet goed waardoor het project uitliep. Doordat jouw ERP-systeem jouw niet tijdig heeft kunnen informeren heb jij niet bij kunnen sturen. Voor de toekomst wil je dit toch anders ingericht hebben, maar hoe?
“Dit is nu één van de vraagstukken die meerdere keren per jaar bij ons voorbij komt” vertelt Niek Beld van Zaakkracht. “Wij leven nu in een tijd waar tijdig de juiste informatie hebben essentieel is.” De grote vraag en uitdaging hierin is; hoe krijg je hier als MT grip op? Alleen het door een softwareontwikkelaar laten produceren van extra rapportages betekent nog niet dat je het hiermee wel grip krijgt. Daarvoor is meer noodzakelijk.
Bepaal je informatievraag
Allereerst is het nodig om in kaart te brengen wie welke informatie nodig heeft omde juiste besluiten te kunnen nemen en tijdig te kunnen ingrijpen. Dit doe je door een aantal gerichte prestatie-indicatoren (KPI’s) te bepalen. Als voorbeeld; voor een projectgestuurde organisatie wil je als MT en projectleiders wekelijks/maandelijks het aantal bestede uren ten opzichte van het totaal aan voorgecalculeerde uren weten.
Datakwaliteit
De kwaliteit van de data die je wil gebruiken moet op orde zijn. Terugkomend op het voorbeeld; in de projectrapportage moet je zeker weten dat ook alle uren zijn geschreven op het project en inkoop tijdig geboekt/geregistreerd is. Zorg ook dat je duidelijk bent welke definities je gebruikt voor uren/omzet, etc. Dit zorgt dat een lezer van de rapportage het goed kan begrijpen.
Laat systemen voor je werken
Het is belangrijk om te werken met een ERP-systeem die jouw operationele processen perfect ondersteunt. En die flexibel genoeg is om jouw te voorzien van de data om informatieve en actiegerichte rapportages te maken. Hiermee zorg je ervoor dat informatie geautomatiseerd jouw kant op komt in plaats dat het met handmatige acties uit systemen gehaald moet worden.
Laat slimme oplossingen jouw tijdrovende taken overnemen. Meerdere lijstjes op een dag bijvoorbeeld overtypen? Dit is onnodig. Met behulp van de juiste oplossingen zorg je voor maatwerkrapportages om de projectleiders tijdig te voorzien van de tussentijdse financiële en operationele status van een project. Daaraan kan je eenvoudig informatie ophalen als ‘hoeveel uur moeten er nog gemaakt worden op het project?’ of ‘wat is het verwachte resultaat op basis van de kennis vandaag?’
Breng databronnen samen
Een trendbreuk met vroeger is dat er over het algemeen niet meer met enkel één systeem gewerkt wordt. Wanneer er sprake is van meerdere activiteiten zijn er al snel meerdere systemen in gebruik. Het knelpunt is dan dat je uit elk systeem rapportages moet genereren en bij elkaar moet brengen om prestatie-indicatoren in beeld te brengen.
Door middel van Business Intelligence-oplossingen kun je op een mooie manier deze data bij elkaar brengen. Daarmee zorg je voor één waarheid van informatie in je organisatie en voorkom je dat iedereen met eigen analyses en interpretaties komt. En wat je wil weten kan je vastleggen in het projectplan. Medewerkers kunnen zo de projecten beter begrijpen, kennen en volgen.
Kom van inzicht in je organisatie naar verbetering.
Vanuit Zaakkracht hebben wij een projectgestuurde organisatie geholpen om processen beter te beheersen en inzicht te creëren met behulp van ‘mijn datakracht’. In een fase van groei is dit essentieel. Wil jij ook meer inzicht? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Expert;
